Cómo catalogar tus colecciones favoritas

¿Tienes alguna colección de algo? Ya sean muñecas, coches, dispensadores de caramelos pez o sobrecitos de azúcar, a los coleccionistas nos gusta tener nuestra colección (valga la redundancia) bien controlada. ¿Cómo podemos hacerlo?

Por muchos mensajes positivos del tipo «lo importante son las experiencias y las cosas son accesorias» que veamos, cuando se trata de colecciones es justo al revés. Cuanto más objetos, sean de calidad o humildes, tengamos mejor. Así el que tiene más cosas gana.

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Sin embargo, puede llevar una eternidad contar las cosas de nuestras colecciones, a menos que mantengamos un catálogo bien ordenado.

¿Por qué crear un catálogo de nuestra colección?

Necesitamos catálogos por muchas razones diferentes. Por ejemplo, catalogamos nuestras cosas para el seguro y también para demostrar lo que teníamos, cuando nuestro vengativo ex se muda y se lleva todo. Resulta tambien una gran idea hacer un seguimiento de lo que hemos prestado a otros.

Sin embargo, cuando se trata de una colección, el mantener un catálogo va más allá de sus aspectos prácticos, como puede ser no comprar un duplicado.

La satisfacción de tener nuestra colección organizada en un catálogo, (informático o en un libro eso no importa) es muy grande. Este nospermite saber de un solo vistazo lo que tenemos, de qué tipo son los objetos integrantes de nuestra colección e incluso su valor. Si añadimos fotos, las ventajas aumentan.

¿Qué es realmente un catálogo?

Un catálogo es una gran lista, normalmente alfabetizada que nos permite encontrar cosas. Los catálogos se pueden crear de forma física o informática. Algunas opciones para mantener un catálogo son:

  • El método más simple es anotarlo todo en una hoja de papel en forma de lista, pero luego resulta difícil agregar nuevos elementos entre los ya existentes. Es un método efectivo si disponemos de una colección pequeña y no añadimos nuevos objetos frecuentemente.
  • Un fichero, con una ficha para cada elemento, resulta más práctico. Es sencillo agregar una ficha entre otras que ya tengas. Esto incluso se puede hacer en una o varias carpetas de anillas debidamente etiquetadas, facilitando así su manejo. Y, como no, una foto en cada ficha.
  • Documento Word o similar: es la versión más avanzada de la lista simple. resulta sencillo añadir nuevos elementos entre los existentes y también fotos. Pero no es demasiado práctico para colecciones grandes.
  • Hojas de cálculo Excel o Google Sheets: esta nos permite crear una lista simplificada que podemos consultar. Si añadimos las columnas necesarias podemos tener todo bien controladito. La pega: las fotos no son muy manejables en este tipo de hojas.
  • Bases de datos Access: aunque es el sistema más o menos ideal para controlar una colección, este no se encuentra al alcance de todos los usuarios. Es altamente personalizable y, bien configurada, muy fácil de manejar. Perfecto para colecciones grandes y expertos catalogadores.
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Cómo crear un catálogo

La mayor parte de nosotros tenemos colecciones de tamaño mediaño. Así que una hoja de cálculo puede ser la opción perfecta.

Puedes mantener el catálogo en el ordenador utilizando excel o, ir un poco más allá, y crear tu propio catálogo online con Google Sheets. Este último es completamente gratuito y, si sabes manejar excel, muy fácil de aprender.

Un catálogo electrónico en Google Sheets se sincroniza con móviles y tablets también.  Por ejemplo, tienes un catálogo de libros ya creado, cuando visites una librería, puedes agregar nuevos libros y consultar los que ya tienes en ese mismo momento .

Buscar  en una hoja de cálculo de Google Sheets

En el caso de Google Sheets para buscar en tu catálogo puedes:

  • Abrir la hoja de cálculo creada en tu navegador favorito
  • Usar el comando CRTL+F y aparecerá una casilla. Dependiendo del navegador esta puede encontrarse en la parte inferior de la pantalla
  • Introduce el texto a buscar en la casilla
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Diferentes catálogos para diferentes colecciones

Cada colección y cada coleccionista es un mundo. No son lo mismo las monedas, que las muñecas o los fósiles. Si deseamos guardar datos de cada elemento, deberemos primero pensar qué queremos catalogar. Hazte algunas preguntas antes de crear tu hoja de cálculo.

  • ¿Colocaré los datos en filas o en columnas? Normalmente los datos se estructuran en filas, con una fila superior con todos los nombres de los campos.
  • ¿Cuantos datos necesito realmente? No catalogues todo, de otro modo la tabla será poco manejable.
  • ¿Qué tipos de campo voy a utilizar? Básicamente lo normal es utilizar campos como fecha, campos de si/no, campos numéricos y campos de texto. Algunas bases más avanzadas pueden usar campos calculados, pero es raro que una colección lo necesite.
  • ¿Asignaré un número único para cada objeto o bastará con el nombre para identificarlo? Si el nombre es simple, por ejemplo de una sola palabra, con este suele bastar. Sin embargo, para títulos largos, como títulos de libros o, peor, fósiles o insectos, es una buena idea asignar números.
  • ¿Los números serán correlativos? Lo más común es utilizar numeros correlativos, sin embargo algunos coleccionistas se saltan números de 5 en 5 o de 10 en 10 para dejar espacio a otros objetos de colección.
  • ¿Añadiré texto al identificador? También es común otorgar a cada objeto de la colección ciertas letras que señalen algunas de sus cualidades. Por ejemplo, un coleccionista podría catalogar un cochecito de juguete como FD0001, indicando que FD señala la marca FORD y 0001 el primer coche que ha comprado de esa marca.

Completando tu catálogo

Como puedes comprobar crear un catálogo es fácil. Sin embargo la clasificación de los diferentes objetos que incluyamos en este resulta mas compleja. Lo bueno es que sea un catálogo de fichas, de hoja de cálculo o de base de datos, si lo hacemos con cuidado, siempre se pueden añadir más campos y datos a posteriori.